事務職に向いている人の特徴
就活や転職を考えている方で、事務職を希望される方（特に女性）は多いと思います。
そこで7年勤務している私の経験上、事務職に向いてる人の特徴をまとめてみました。
補助として会社で役立ちたい人
結果に直接結びつく仕事が少ないため、やりがいを感じづらい職種の一つです。
そのため、組織として何か目標を達成させる為に補助役としてたち回る事が出来る人が向いています。
組織の一部として会社に貢献できたと感じ事られれば、やる気を維持できます。
整理整頓が好きな人
一般的に事務の仕事は様々な雑務から、勤怠管理、関係会社とのやりとりなど多岐にわたります。
そのため、依頼された仕事を一つ一つ頭の中で整理しながら進めていかなければ、大きなミスを犯してしまう可能性があります。
優先事項を瞬時に考えて業務の組み立てを行える方が向いているといえます。
色んな事に興味がある人
いわば専門職以外の部分を事務職として扱っています。
そのため仕事の内容が幅広いです。
私の職場を例に挙げますと、人事関係、総務関係、物品管理関係、ネットワーク関係、施設管理関係、電話対応関係があります。
各部署で行なっている業務はバラバラのため、もし異動した場合は最初から勉強し直しとなります。
業務内容の異なる部署に異動しても、興味を持って取り組む事が出来る人が向いています。
忍耐力がある人
調整事が多い事務の仕事は、各部署との板挟みになることが多いです。
どちらかの意見を尊重する場合、もう一方の人は切り捨てなければならないため、不満を言われたり怒れたりする可能性があります。
そのため、忍耐力がない方は心が折れてしまうかもしれません。
情報処理能力がある人
パソコンの入力作業や、資料作成が主な事務職は情報処理能力が必要です。
Excel、Word、Power Pointのスキルは必須（高度な技術は必要ありません）となるため、あまりパソコンが得意ではない方はおすすめできません。
コミュニケーション能力がある人
他部署に依頼をかけたり、調べものを依頼されたりする事が多いため、コミュニケーション能力が高い方はスムーズに仕事を進める事ができます。
上記の項目を読んだうえで続けれらそうであれば、事務職に向いていると思います。
ぜひ参考にしてみてください。
病院事務へ与えるコロナの影響
私は病院の事務職として7年勤めていますが、コロナの影響は確実に業務やプライベートへの支障をきたしていると感じます。
あまりニュースでスポットライトを当てられない事務職に与える影響をまとめました。
通常業務の圧迫
コロナ対応会議が頻繁に開催されています。
内容は患者数の動向と、空き病床の確認、今後の病院としての対応を検討する場となっています。
その会議の資料作成などにより、今まで行ってきた通常業務が圧迫されています。
また、職員向けのコロナ患者対応マニュアルや
注意喚起のポスター作成、コロナ対応者のシフト作成など、突発的な仕事も多いのも要因と考えられます。
給与
昨年度に比べて外来・入院患者数が減少しました。
これは患者がコロナ感染を恐れ、不用意に病院に行かないよう意識が芽生えた影響があります。
これにより、病院での収益が下がり給与、ボーナスへの影響が表れています。
外出の自粛
病院職員全体へ言えることですが、行動の自粛を行なっています。
医師や看護師が業務上感染したとしたら仕方ないとされますが、もし事務員がプライベートで感染した場合は冷ややかな目で見られるでしょう。
外出したとしても職場では話せないし、悪いことをしているようで楽しい気分には到底なれません。
ストレス発散を溜め込んでしまう
これも病院職員全体に言えることですが、自粛をしているため飲み会や行事・イベントが全てキャンセルとなりました。
仕事上たまるストレスの発散させる機会がなくなり、人間関係がうまくいかなくなっているように感じます。
以上のようにあまりスポットライトを当てられない病院事務にもコロナの影響はあります。
しかし、最前線で戦っている医師や看護師に比べれば体力的、精神的にも苦労は少ない方です。
引き続き私が事務職として出来ることを精一杯サポートしていきたいです。
知っておきたいExcelの使い方（初心者向け）
Excelとは何かご存知ですか？
Excelとは、Microsoft社が開発した「表計算ソフト」のことです。
事務職ではデータ入力の際、Excelを使用することが多いですよね。
企業の求人で必須なパソコンスキルの一つに「Excelが使用できる」が項目になっているのをよく見かけます。
そのくらい利用することの多いソフトです。
Excelには便利な機能があり、数式や関数を使えば、仕事の効率アップにつながります。
そこで私が普段利用している数式・関数をまとめてみました。
セルについて
Excelは1ページがマス目状になっています。この1マスを「セル」といいます。
この１マスに文字や数字の入力ができるわけです。
ちなみに、セルの位置は横のアルファベットと縦の数字の組み合わせで表現します。
例えば、上記のセルの位置は「C４」となります。
数式について
セルの中に数式を入力することで計算をすることができます。
例えば上記のような在庫があったとして、ボールペンとシャーペンの合計数を計算する場合は・・・
①セルの中に等号（＝）入力します。
②B2（ボールペンの個数）＋B3（シャーペンの個数）を入力
③enterボタンを押すと合計数が表示されます。
また、数式には下記のようなものがあります。
算術演算子
|
算術演算子 |
意味 |
使用例 |
|
+ (正符号) |
加算 |
= 3 + 3 |
|
- (負符号) |
減算 |
= 3 – 3 |
|
* (アスタリスク) |
乗算 |
= 3 * 3 |
|
/ (スラッシュ) |
除算 |
= 3/3 |
比較演算子
|
比較演算子 |
意味 |
使用例 |
|
= (等号) |
等しい |
= A1 = B1 |
|
> (大なり記号) |
より大きい |
= A1>B1 |
|
< (小なり記号) |
より小さい |
= A1<B1 |
|
>= (より大か等しい記号) |
以上 |
= A1>= B1 |
|
<= (より小か等しい記号) |
以下 |
= A1<= B1 |
|
<> (不等号) |
等しくない |
= A1<>B1 |
関数について
一つ一つ演算式を入力しなくても、自動で計算できる機能があります。
①タブの「数式」、「関数の挿入」
②計算したい条件の関数を探す
関数にはいくつも種類がありますが、その中でもよく使う機能を紹介します。
SUM
合計値を出すことができます。
AVERAGE
数値の平均値を出します。
COUNT
数値の数を数えます。
MAX、MIN
MAXは最大値、MINは最小値を表示します。
MAX
MIN
※また、これらはよく利用する関数のため、「オートSUM」タブで選択することができます。
以上、皆さんのお役に立てれば幸いです。
新婚旅行はベタにハワイがおすすめ
新婚旅行の行先をどこにするか悩みますね。
長期休暇をとれることは一生で一度しかないので、2人で慎重に選択し記憶に残るものにしたい。
私は去年結婚し新婚旅行でハワイに行ってきました。
私は学生時代に友人といったことがあったのですが、嫁がいってみたいとのことだったので、ハワイに決まりました。
新婚旅行といえばハワイというイメージがありますが、なぜハワイが人気なのか私なりに考えてみました。
どこへ行っても基本、日本語が通じるので安心
昨年、2019年ではおよそ155万人がハワイに出国しています。
そのため、多くの日本人観光客がいるため、日本語は基本どこでも通用します。
英語が全く分からなくても、安心して観光ができます。
私も英語は苦手なほうですが、全然不便さを感じることはありませんでした。
また、ツアーなどに参加しても日本人観光客が多く安心できました。
観光スポットが多い
島自体は大きくありませんが、観光スポットが多いのが特徴です。
私が行ったことのある観光スポットについて少し紹介します。
・ダイヤモンドヘッド
ハワイのシンボル的存在の火山です。
麓から頂上まで登りますが、そこまで大変ではなかったので、初心者でも大丈夫だった記憶があります。
頂上からはワイキキが見渡せることができ、絶景でした。
私は、早朝の朝日が昇ってくるのを見学するツアーに参加しました。
徐々に水平線から太陽が昇ってくる景色は印象的でした。
・アラモアナショッピングセンター
ハワイ最大規模のショッピング施設です。
敷地も広く、すべてお店を回ろうとすると一日かかってしまうほど、大きな施設です。
ワイキキビーチからのアクセスが良く、私が泊まったホテルの前からバスが出ていたので、お土産や自分達の買い物で利用させていただきました。
・サンドバー（天使の海）
潮の満ち引きによってできた浅瀬です。
別名、天使の海と呼ばれるほど、透き通る海がきれいでした。
空と海の境界線がわからなくなるほど、青一色で幻想的な世界の中にいるようでした。
場所はワイキキからかなり離れているため、ツアーで申し込むのがおすすめです。
料理がおいしい
日本人にも口に合う料理が多いです。そして、量が多い。
パンケーキにしても、ステーキにしても、アメリカンサイズの料理が多く、食べ応えがあります。
旅行中、2キロくらい太りました。笑
常夏なので気持ちがいい
ハワイは一年中安定した気候で、平均気温は24～30℃ほどあるようです。
11～4月は雨季のようですが、一日中雨が降り続くことはありません。
私が行ったときも雨季でしたが、雨が降りましたが１、２時間で止んだ記憶があります。
基本的には晴れています。
以上、簡単ですが紹介させていただきました。
またプライベートで行くことを目標に仕事頑張ります。
Kindle Paperwhiteを買ってみた
読書が好きな私は先日、Kindle Paperwhiteを買ってみました。
買ってみてとても使い勝手がいいので、お勧めしたいと思います。
お勧めポイント
- 薄くて軽い
なんといっても薄い！軽い！
ずっと持っていても手が疲れないです。
また、薄いためいつも仕事の休憩時間用に会社へ持ち歩いていますが、カバンに入れてもかさばりません。
- ダウンロードですぐ読める
読みたい本を購入してすぐダウンロードができます。
また、Amazonプライムに入会していれば、1,000冊が読み放題と種類が豊富です。
- 防水
防水機能があり、お風呂場で使用していても故障することはありません。
Amazonでも下記のように紹介しています。
真水で水深2メートルまで最大60分耐えられるので、うっかり水に落としても安心。
IEC（国際電機標準会議）規格IEC60529に規定された防水等級IPX8に対応し、深さ2mの真水に60分沈めても有害な影響がないことが確認されています。また、Kindle端末を利用する可能性がある場所での防水試験も行っています。www.amazon.co.jp
- 読みやすい
文字が本当の紙の本を読んでいるかのような感覚で、目が疲れません。
また、日差しが強い場所でも楽に読むことができます。
私自身今まで電子書籍を購入したことがなく、実際どうなんだろうと疑って購入しましたが、満足のいく商品でよかったです。
また、プライム会員の方がお得に購入するには、Amazonプライムデーの期間中がお勧めです。
Amazonデバイスはこの期間割引して販売しているので、ぜひAmazonプライムデーの期間に購入ください。
それでは。
ZOOMを使った会社説明会のメリット、デメリット
今年は新型コロナウイルスの影響で、大きな会場での説明会イベントが難しい状況となっています。
そんな中、実際に会場に行かず企業の説明を受けられるオンライン形式の説明会が増えてきていることを皆さんはご存じですか？
今回はweb会議システム「ZOOM」を使った会社説明会のメリット、デメリットをまとめました。
メリット
集客しやすい
対面式での会社説明会では、直接会場へ来てもらう必要があります。
そのため、距離や時間などの側面から、遠方の学生は参加しずらい状況にありました。
しかし、オンライン説明会にすることにより、参加しずらいという心配がなくなります。
費用を抑えられる
これまでは、会社説明会を開催しようとすると、さまざまなコスト（交通費や宿泊費、会場費、紙の印刷費等）かかっていました。
しかし、ZOOMでは基本利用が無料ですので、コストが大幅にカットすることができます。私の会社ではその分、企業説明動画の作成などに費用を回すことができました。
日程調整がしやすい
会社説明会を開催する際、 採用担当者との予定と会場の空き状況を確認して予約が必要です。
ZOOMでは採用担当者の都合に合わせて開催することができるので、手間が減ります。
また、予定の作成、変更等も簡単にできるので、少人数の説明会の開催にも向いています。
デメリット
理解度が低い
私がこれまで開催した実感として、実際に会って説明するより学生の理解が低いと感じています。
自宅のパソコンで受講している場合、画面以外では他の作業をしていてもわかりません。
スマホをいじって聞き流しをされている可能もあります。
オンライン説明会ですと、自宅や学校など比較的に自分がリラックスできる環境で受けることができるので、集中力が長続きしないように感じます。
通信環境に影響される
通信環境が悪いと映像や音声が途切れたり、スライドがうまく表示できないなどのトラブルも発生する危険性があります。
また、使用しているデバイスによっても資料の見え方が変わってくるので、注意が必要です。
最後に
メリット、デメリットを紹介してきましたが、今年の説明会では圧倒的にオンラインでの説明会が多かったです。
新型コロナウイルスの流行状況にもよりますが、私は来年度以降もオンラインでの説明会が主流になると考えてます。
これからはオンライン説明会を駆使し、人材確保が必須となる時代になりそうです。
スケジュールの視える化で業務効率アップ【Googleカレンダー】
みなさんはどのように仕事のスケジュールを管理していますか？
手帳に書いて常に持ち歩いている方、スマホのアプリを使用している方など様々だと思います。
という私は、デスクワークが主な仕事ですので、今までは卓上カレンダーに直接スケジュールを書いて管理していました。
しかし・・・
- 書く欄が狭く、複数の予定があると収まらない
- 予定が変更になった場合、訂正すると汚くなる
- 実際にカレンダーがある場所にいないと予定がわからない
- 毎週あるような予定は、わざわざ記入することもないので忘れがち
などなど問題点があることに気が付きました。
そこで、不便に思っていた私が使い始めたのが「Googleカレンダー」です。
すると上記にある問題点を解決でき、さらにはスケジュールの視える化により業務の効率化を達成することができました。
それでは、使うまでの流れ、便利な機能をご紹介いたします。
Googleアカウントの作成
まず、Googleカレンダーを使うためには、アカウントの設定が必要になります。
作成出来ましたら、基本的な使い方に移ります。
スケジュール入力
スケジュールを入れたい日程をクリックすると、詳細画面が表示されます。
タイトル・時間・場所・説明など入力することができ、予定を確認するときに必要な情報がすべて確認することができます。
たとえ予定がいくつも被っても、段々に表示されるため入力できないということはありません。
また、項目ごとに色分けして表示することができます。
☝ 色分けされると分かりやすいですね。
カラフルに色付けすると見た目もきれいで気分も上がりますよ。笑
便利な機能の紹介
＊他のデバイスでも確認が可能
Googleアカウントにログインできれば、どのデバイスでもすぐ確認、編集することができます。
私は基本、職場でスケジュールを入力しますが、家に帰って予定を確認したい場合は自宅のパソコンで確認できますし、外出先した際は自身のスマホでも確認することができます。
また、紙媒体でのスケジューリングと比べると、紛失等によって確認ができなくなる危険性がなくなります。
＊共有機能
一つのスケジュールを複数人でシェアする機能があります。
例えば同じ部署内でカレンダーを共有することで、誰がどこで何をしているか、業務の視える化につながり効率アップします。
＊通知機能
時間になるとお知らせがくるよう設定することもできます。
カレンダーを閉じていても、バナーで通知がくるので見過ごすことはありません。
＊繰り返し設定
毎週決まってある会議などは繰り返し機能を利用すれば、毎回入力することなく、管理ができます。
定期的な予定は、たまに抜けてしまうことがありますが、カレンダーに予定があれば忘れる心配もありません。
以上、Googleカレンダーで業務効率アップの方法をお伝えしました。
いかがでしたでしょうか？
少しでもあなたのお役立てれば幸いです。
