スケジュールの視える化で業務効率アップ【Googleカレンダー】
みなさんはどのように仕事のスケジュールを管理していますか？
手帳に書いて常に持ち歩いている方、スマホのアプリを使用している方など様々だと思います。
という私は、デスクワークが主な仕事ですので、今までは卓上カレンダーに直接スケジュールを書いて管理していました。
しかし・・・
- 書く欄が狭く、複数の予定があると収まらない
- 予定が変更になった場合、訂正すると汚くなる
- 実際にカレンダーがある場所にいないと予定がわからない
- 毎週あるような予定は、わざわざ記入することもないので忘れがち
などなど問題点があることに気が付きました。
そこで、不便に思っていた私が使い始めたのが「Googleカレンダー」です。
すると上記にある問題点を解決でき、さらにはスケジュールの視える化により業務の効率化を達成することができました。
それでは、使うまでの流れ、便利な機能をご紹介いたします。
Googleアカウントの作成
まず、Googleカレンダーを使うためには、アカウントの設定が必要になります。
作成出来ましたら、基本的な使い方に移ります。
スケジュール入力
スケジュールを入れたい日程をクリックすると、詳細画面が表示されます。
タイトル・時間・場所・説明など入力することができ、予定を確認するときに必要な情報がすべて確認することができます。
たとえ予定がいくつも被っても、段々に表示されるため入力できないということはありません。
また、項目ごとに色分けして表示することができます。
☝ 色分けされると分かりやすいですね。
カラフルに色付けすると見た目もきれいで気分も上がりますよ。笑
便利な機能の紹介
＊他のデバイスでも確認が可能
Googleアカウントにログインできれば、どのデバイスでもすぐ確認、編集することができます。
私は基本、職場でスケジュールを入力しますが、家に帰って予定を確認したい場合は自宅のパソコンで確認できますし、外出先した際は自身のスマホでも確認することができます。
また、紙媒体でのスケジューリングと比べると、紛失等によって確認ができなくなる危険性がなくなります。
＊共有機能
一つのスケジュールを複数人でシェアする機能があります。
例えば同じ部署内でカレンダーを共有することで、誰がどこで何をしているか、業務の視える化につながり効率アップします。
＊通知機能
時間になるとお知らせがくるよう設定することもできます。
カレンダーを閉じていても、バナーで通知がくるので見過ごすことはありません。
＊繰り返し設定
毎週決まってある会議などは繰り返し機能を利用すれば、毎回入力することなく、管理ができます。
定期的な予定は、たまに抜けてしまうことがありますが、カレンダーに予定があれば忘れる心配もありません。
以上、Googleカレンダーで業務効率アップの方法をお伝えしました。
いかがでしたでしょうか？
少しでもあなたのお役立てれば幸いです。
